Матрица эйзенхауэра дуайта дэвида в планировании. Принцип Эйзенхауэра: описание, особенности и применение Примеры потребностей важные неважные и срочные несрочные

«Срочные дела, как правило, не самые важные,а важные – не самые срочные» Д.Эйзенхауэр

Темой сегодняшнего поста будет первая методика анализа личного времени и организации собственной деятельности в ближайшей перспективе.

Так называемая «матрица дел Эйзенхауэра» представляет собой классификацию любых предстоящих или текущих дел по критериям «срочность» и «важность».

Таким образом, выделяют четыре группы дел:

1. Важные и срочные дела;
2. Важные и несрочные дела;
3. Неважные и срочные дела;
4. Неважные и несрочные дела.

В зависимости от комбинации критериев каждое из дел подлежит обработке по одному из вариантов: «сделать самому обязательно», «сделать самому или перепоручить надежному исполнителю», «обязательно перепоручить», «не делать».

К первой группе (Важные и срочные) относятся дела , при переизбытке которых в вашей жизни возникают явления цейтнота и стресса. Это дела, которые требуют выполнения «сразу же».

Как правило, к подобным делам относятся завершающиеся проекты, кризисные явления, спущенные сверху неотложные задачи.

Дела, относящиеся к этой группе, как правило, играют ключевую роль при оценке ваших действий как специалиста. По этой причине игнорировать их не представляется возможным.

Наличие более одного дела из данной категории одновременно – показатель того, что в ближайшее время работа начнет отнимать дополнительное личное время.

Во вторую группу (Важные и несрочные) попадают дела и проекты, которые направлены на развитие вашего проекта: аналитика осуществленных мероприятий и внедрение новых идей. Сюда же относятся и меры по обеспечению жизнеспособности проекта в конкурентной среде.

Решение данных дел требует ответственного отношения, поскольку в дальнейшем их результаты будут влиять и на ваше будущее, и на то, в какой ситуации окажется тот проект, в котором вы участвуете.

Однако, основное отличие данной группы дел от «важных и срочных», что, при наличии компетентных помощников, вы можете часть мероприятий перепоручить, оставив запас времени для обязательного контроля и исправления возможных ошибок.

«Неважные, срочные» дела – то, что не представляет важности для конечного результата, но требует немедленного решения.

С точки зрения экономии времени, эти дела крайне невыгодно делать самостоятельно, поскольку результат, который будет достигнут, сколь аккуратен бы он ни был, не представляет особой ценности для основной деятельности. Подобные дела необходимо перепоручать в обязательном порядке и не в коем случае не заниматься ими самому.

Группа 4 – «несрочные, неважные» – дела , которые могут быть описаны прекрасным эпитетом, имеющим широкое распространение среди тренеров по тайм-менеджменту: «пожиратели времени».

Сюда необходимо отнести все телефонные звонки, вопросы и мероприятия, которые генерируются, в основном, вашими знакомыми (родственниками, коллегами, приятелями).

Данные дела не имеют значения для тех проектов, в которых вы участвуете, однако, вы вынуждены на них реагировать, отвлекаясь от более важной работы.

Для того, чтобы начать использовать данную методику на практике, попробуйте каждый свой рабочий день начинать с оформления всех ваших текущих дел в виде «матрицы Эйзенхауэра».

• Стремитесь уменьшить до 1-2 количество проектов из категории «важно и срочно», которые вам необходимо делать самостоятельно; Большее их количество ваше рабочее время вместить, пожалуй, неспособно.
• Стремитесь к тому, чтобы все задачи , имеющие стратегическое значение находились в квадрате со статусом «важно и не срочно»; именно данный статус дел, позволяет выполнять их в срок, и качественно. В том случае, если вы реализуете проект со статусом «важно и не срочно», но не можете справиться самостоятельно – привлекайте исключительно тех, кто компетентен в данном вопросе. Также резервируйте время для контроля и исправления возможных ошибок!
• Дела «неважные, но срочные» — передавайте своим помощникам или, если есть возможность, отдавайте тем, кто специализируется на подобных вопросах.
• «Пожирателей времени» из своей работы старайтесь исключить полностью. Не акцентируйте на них внимания: приучайте близких к sms в ваше рабочее время (или вовсе отключайте личный телефон); избегайте праздных бесед, стремитесь уклоняться от совещаний, которые ничего не несут и т.п.

Не потеряйте. Подпишитесь и получите ссылку на статью себе на почту.

В нескончаемом потоке повседневных дел с лёгкостью можно запутаться, ведь с каждым днём их становится всё больше. Незавершённые вчерашние дела становятся сегодняшними, а то, что мы не успели сделать сегодня, автоматически перекладывается на завтрашний день. В итоге всяческих дел может накопиться столько, что потом не разберёшь: что сделано, что в процессе, а что ещё только дожидается своего часа.

Такие или подробные ситуации зачастую происходят у людей, которые не уделяют должного внимания процессу планирования своей деятельности. Естественно, ведь навыкам не учат в школе, а многие родители и прочие люди, выступающие в процессе нашего развития в роли воспитателей, нередко и сами толком не умеют планировать свою деятельность, хотя в этом и нет совсем ничего сложного. Просто должного внимания этому как-то не уделяется.

Однако на сегодняшний день существует немало отличных техник планирования, позволяющих научиться рационально использовать свой временной ресурс и извлекать из этого процесса максимальную выгоду для себя. Но в этой статье мы не будем рассматривать все эти техники, а приведём в пример лишь одну, которая отличается своей простотой и эффективностью. Эта техника называется «матрицей Эйзенхауэра».

Матрица Эйзенхауэра — это один из самых популярных инструментов тайм-менеджмента, который используется множеством людей по всему миру: от обычных работников по найму и менеджеров среднего звена до руководителей крупных фирм и известных на весь мир корпораций. Основоположником этой матрицы является 34-й президент США Дуайт Дэвид Эйзенхауэр. Как несложно догадаться, этот человек был очень занят и должен был выполнять множество всевозможных дел, связанных со своей деятельностью. По этой причине он занимался оптимизацией своего рабочего графика и списка выполняемых задач. Итогом его изысканий и стала рассматриваемая нами матрица.

Смысл матрицы Эйзенхауэра заключается, главным образом, в том, чтобы научиться грамотно распределять все свои дела, отличать важное от срочного, не срочное от наименее важного, а также по максимуму сокращать время на занятие любыми делами, выполнение которых не даёт никаких существенных результатов. Давайте же поговорим о том, как всё это работает на практике.

Суть матрицы Эйзенхауэра

Матрица Эйзенхауэра представляет собой четыре квадранта, основанием которых служат две оси — это ось важности (по вертикали) и ось срочности (по горизонтали). В итоге получается, что каждый квадрант отличается своими качественными показателями. В каждый из квадрантов записываются все задачи и дела, благодаря чему образуется предельно ясная и объективная картина того, чем следует заняться в первую очередь, чем – во вторую, а чем вообще заниматься не стоит. Всё это довольно просто, но дать несколько пояснений лишним не будет в любом случае.

Квадрант A: важные и срочные дела

При идеальном планировании этот квадрант матрицы должен оставаться пустым, т.к. появление важных и срочных дел является показателем неорганизованности и допущения завала. Эта часть графика заполняется у многих людей из-за присущей им лени и неправильной расстановки приоритетов. Естественно, временами подобные дела могут появляться у каждого человека, но если это происходит ежедневно, то самое время обратить внимание на .

Итак, появления дел в квадранте A следует избегать. А для этого необходимо лишь вовремя выполнять пункты остальных квадрантов. Но если в первый квадрант что-то всё же и стоит вписывать, то это:

• Дела, невыполнение которых отрицательно сказывается на достижении поставленных целей
• Дела, невыполнение которых может стать причиной затруднений и неприятностей
• Дела, которые имеют отношение к здоровью

Важно также помнить о том, что существует такое понятие как «делегирование». Это означает, что при появлении в вашем квадранте A дел, которые можно кому-либо перепоручить, этой возможностью следует непременно воспользоваться для того чтобы как можно быстрее урегулировать другие важные и срочные дела.

Квадрант B: важные, но не срочные дела

Второй квадрант заслуживает наибольшего внимания, т.к. дела, находящиеся именно в нём, являются наиболее приоритетными и перспективными, и именно из них должны состоять повседневные задачи любого человека. Замечено, что люди, которые занимаются преимущественно делами этого квадранта, достигают в жизни наибольших успехов, продвигаются по службе, зарабатывают больше денег, имеют достаточно свободного времени и живут счастливой и насыщенной жизнью.

Обратите внимание также и на то, что отсутствие срочности позволяет подходить к решению любых задач более обдуманно и конструктивно, а это в свою очередь позволяет человеку раскрывать свой потенциал в полной мере, самостоятельно продумывать все нюансы своей деятельности и управлять временными рамками своих дел. Но здесь, помимо всего прочего, нужно помнить, что дела, находящиеся в квадранте B, если их не выполнять своевременно, могут с лёгкостью попасть в квадрант A, став ещё более важными и требующими скорейшего выполнения.

Опытные специалисты по тайм-менеджменту рекомендуют включать в квадрант B все текущие дела, связанные с основной деятельностью, планирование и анализ работы, учебные и , соблюдение оптимального графика и . Т.е. всё то, из чего состоит наша обычная повседневность.

Квадрант C: срочные, но не важные дела

Дела, которые находятся в этом квадранте, по большей части являются отвлекающими и нисколько не приближающими человека к намеченным результатам. Нередко они просто мешают сосредоточению на действительно важных задачах и снижают эффективность. Главное при работе с матрицей – не перепутать срочные дела из квадранта C со срочными делами из квадранта A. Иначе образуется неразбериха и то, что должно быть выполнено в первую очередь, остаётся на втором плане. Всегда помните о своих и учитесь отличать важное от второстепенного.

К делам квадранта C можно отнести, к примеру, навязанные кем-либо со стороны встречи или переговоры, празднования дней рождения не очень близких людей, внезапно возникшие хлопоты по дому, устранение не жизненно важных, но требующих внимания отвлекающих факторов (разбилась ваза, сломалась микроволновая печь, перегорела лампочка и т.п.), а также другие всевозможные дела, которые не продвигают вас вперёд, а только тормозят.

Квадрант D: не срочные и не важные дела

Задачи, относящиеся к последнему квадранту, не приносят совсем никакой пользы. Во многих случаях полезно не только заниматься ими в последнюю очередь, но и не заниматься ими вообще. Хотя знать о них непременно нужно, т.к. именно они являются «пожирателями времени».

Интересна и ещё одна особенность дел из данной группы: они являются очень привлекательными для многих людей – эти дела просты в выполнении и доставляют удовольствие, позволяют расслабиться и приятно провести время. Поэтому и противостоять соблазну ими позаниматься бывает довольно проблематично. Но делать это непременно нужно.

В квадрант D можно записать такие дела как разговоры по телефону с друзьями о чём-то несущественном, ненужная переписка или времяпрепровождение в соцсетях, просмотр сериалов и различных «отупляющих» телепередач, компьютерные игры и т.п. Конечно, отдыхать и как-то развлекать себя периодически должен каждый человек, но для этого существуют и более интересные и развивающие способы: чтение , посещение спортзалов и бассейнов, поездки на природу и т.п. Если же полностью избавить себя от занятия делами из квадранта D не удаётся или не хочется, то нужно отложить их выполнение хотя бы до того момента, когда дела из квадрантов B и C будут выполнены, а время, которое будет уделяться делам квадранта D, должно быть сведено к минимуму. Здесь будет уместна всем известная пословица: «Делу время, потехе — час».

Как только вы освоите матрицу Эйзенхауэра и научитесь грамотно распределять внутри неё свои дела, вы заметите, что у вас появилось довольного много нового свободного времени, вы успеваете всё делать своевременно и без спешки, все ваши дела в порядке, цели достигаются одна за другой, а сами вы практически всегда находитесь в хорошем настроении и бодром расположении духа. Всё дело в организованности и собранности. Наверное, вы и сами время от времени замечаете, что неорганизованные люди всегда находятся в круговороте каких-то непонятных дел, они всё время заняты чем-то бестолковым, но «очень важным», они выглядят уставшими и раздражёнными. Отличительных особенностей можно привести множество. Но важно не это, а то, что если мы с вами не хотим иметь подобных результатов, то и действовать мы должны иначе. А именно: мы должны быть организованными, чётко понимать, чем и когда нам нужно заниматься, и для чего мы всё это делаем. И матрица Эйзенхауэра для этого отлично подходит.

Мы желаем вам удачи и успешного овладения новым навыком!

Что такое матрица Эйзенхауэра Дуайта Дэвида? Как планировал время 34-й президент Сша? Какой принцип организации позволял справляться с огромным количеством дел? Обо всем этом я сейчас расскажу.

В основе тайм-менеджмента лежит принцип планирования. А главным в планировании является расстановка приоритетов - какие дела следует начинать в первую очередь, а какие выполнять потом.

Очень простую и невероятно эффективную методику использовал 34-й президент Сша, позднее ее назвали в честь его имени - принцип Эйзенхауэра Дуайта Дэвида. Все понимают, что у президента много дел и от правильно планирования времени одного человека зависят судьбы миллионов людей.

Как же поступал президент Эйзенхауэр?

А вот как - он делил все задачи на важные и срочные. Чтобы лучше понять метод, нарисуем матрицу Эйзенхауэра Дуайта Дэвида, разделив квадрат на 4 равные части. В итоге у нас получится 4 квадрата. Теперь подпишем каждый следующими названиями: Важно, неважно, срочно, не срочно.

Суть принципа Эйзенхауэра заключается в том, при расстановке приоритетов необходимо сначала выполнить все важные и срочные дела. Затем важные и несрочные. Далее, неважные срочные. И если будет время-то напоследок неважные и несрочные.

Зачем?

Что же дает применение принципа Эйзенхауэра? Зачем рисовать матрицу? Почему нельзя сделать все подряд без всяких заморочек?

Наверное, все сталкивались с нехваткой времени - когда хочется успеть все запланированное, но не получается, каждый день преподносит нам сюрпризы и приходится корректировать свои планы, отказываясь от запланированного отдыха, новых возможностей по работе и т. д.

Предугадать незапланированное невозможно, а значит, хотим мы того или нет, какие-то планы приходится отменять. Но... А что если мы сначала сделаем главные задачи, а менее значимые оставим на потом. От которых и отказаться не так жалко? К примеру, проведем время с семьей вместо встречи с клиентом, который вряд ли согласиться на сотрудничество.

В этом и есть ответ на вопрос: «зачем сортировать дела». Мы просто делаем главное, а второстепенное откладываем и становимся успешнее и продуктивнее по жизни. Ведь срочное, еще не значит важное и наоборот.

1 квадрат: Важно и срочно

Сюда относятся неотложные дела, невыполнение которых, может привести к негативным последствиям . Мы начинаем все дела именно из этого раздела т. к. это самые значимые для нас задачи, да и к тому же срочные. К этому разделу можно отнести: «Неотложная операция», «Незапланированные совещания», «дедлайн в сдаче проекта».

Главное, - этот квадрат, в идеале, должен быть пустым т. к. большинство важных задач вначале не являются срочными и при правильном планировании их можно сделать до того, как они станут срочными. Все задачи в этом квадрате появляются по 2 причинам:

- зависящие от нас(внутренние причины) , то на что мы можем повлиять и это наибольшая доле в большинстве случаев. Например: недостаток профессионализма, мотивации, сил и т. д. В общем, эту причину мы можем убрать своими силами;

- независящие от нас(внешние причины) : Когда мы не можем на них повлиять, например, форс мажоры, внезапная боль, неотложная просьба о помощи и т. д. В идеале, при грамотном планировании только эти причины должны попадать в квадрат важно и срочно.

К тому же все мы понимаем, что на срочные дела не всегда можно выделить столько времени, сколько необходимо. Пример из жизни - сдача экзаменов, если готовиться в последний день, то времени на подготовку может просто физически не хватить. Помимо этого, работа в режиме аврала выматывает, ухудшает психическое и физическое состояние. Поэтому все важные задачи следует выполнять до того, как они станут срочными, т. е. работать с квадратом важно и не срочно.

2 квадрат: Важно и не срочно

Регулярное выполнение всех задач именно из этого квадрата - показатель вашего успеха и продуктивности. К данному квадрату относятся дела, которые могут подождать, но от их невыполнения будут серьезные негативные последствия.

Важная задача отличается от неважной тем, что последствия при их невыполнении разные . Чем важнее задача, тем сильнее отрицательные последствия от ее невыполнения. Поэтому отдаем предпочтение выполнению сначала важных задач и только потом срочных.

В идеале все важные как срочные, так и несрочные задачи должны быть выполнены полностью. Среди дел из данной области можно отметить такие как: задачи по личностному развитию, заботе о здоровье, например: своевременно обратиться ко врачу и предупредить заболевание, овладеть базовыми навыками английского языка для повышения по работе и др., как правило, это ключевые задачи, которые могут сильно изменить вашу жизнь .

Все мы понимаем, что успеть все запланированное, в большинстве случаев невозможно. Хотя бы потому что возникают непредвиденные обстоятельства, которые вносят серьезные коррективы в планы. Учитывая этот факт лучше сделать важные задачи, от которых сильно зависит ваша жизнь, чем неважные дела. Поэтому так важно сортировать задачи согласно правилу Эйзенхауэра.

Когда мы правильно распределяем дела и начинаем работу с наиболее важных, то становится меньше авралов, т. е. мы успеваем сделать дела, пока они не стали срочными. А это очень важно ведь, когда на срочные дела не всегда хватает времени - они получаются недоделанными и мы устраиваем испытание своим нервам, пытаясь успеть к сроку. В то же время при регулярной работе с квадратом важно и не срочно вы можете уделить на каждую задачу именно столько времени, сколько она требует, в итоге количество авралов и стрессовых ситуаций уменьшится, а качество работы вырастит. По аналогии из обычной жизни лучше своевременно делать профилактику болезни, чем запустить и в конце испытывать сильную боль и серьезные последствия в будущем.

3 квадрат: Неважно, срочно

Срочно это еще не значит важно, многие срочные дела лучше не делать, если из-за них вы не успеете важное. Чтобы правильно понять какое дело важнее просто задайте вопрос: «А что будет если это не сделать». Если отрицательные последствия минимальны, то дело неважное и приступать к нему следует после выполнения более значимых задач, при невыполнении, которых будут более серьезные негативные последствия. К неважным задачам можно отнести следующие: позвонил коллега и попросил помочь в несущественной задаче, вам предлагают участие в соц. опросе или просто знакомый зашел поболтать о жизни.

Минус срочных дел состоит в том, что они мешают эффективно работать, т. к. вы:

Вынуждены прерываться с важных задач;

На фоне срочности вы начинаете переживать, а эмоции мешают принимать правильные решения.

Например, вы работаете с крупным проектом от которого зависит ваш карьерный рост и доход компании и в этот момент вам звонят коллеги и просят срочно позвонить, распечатать, отправить документ по почте и т. д. Конечно, нужно помогать коллегам, но всему свое время. Сначала нужно сделать важные дела, а второстепенное потом, даже если они срочные. Просто скажите коллегам что сейчас заняты, а как завершите работу над важным делом - перезвоните.

Если стараться успеть за всеми срочными делами, то жизнь может превратиться в постоянный цейтнот, а из-за суматохи вы будете больше переживать и меньше времени сможете уделить важным задачам, которые сильно влияют на вашу жизнь.

4 квадрат неважно и не срочно

Это самый последний список дел к которому следует приступать, ведь к нему относятся самые ненужные задачи.

Но даже самые ненужные дела тоже можно разделить на 2 части:

1. Жизненная мелочь , такие дела все-таки имеют ценность, но только если вы сделали все остальные более важные задачи из 3 квадратов. А в чем же ценность? К примеру, разобрать завал на антресолях - вроде мелочь, а приятно, или сменить подтекающий кран на кухне, укрепить стол, чтобы не шатался. В общем, такого рода задачи создают ваш уют, повышают настроение, поэтому до 4 квадрата нужно стараться добираться, чтобы жить более гармонично и полноценно.

Но если заниматься этими мелочами до того, как сделаны более важные задачи из прошлых 3 квадратов, то это не принесет должного удовлетворения.

2. Занятия фигней . Компьютерные игры, соц. сети, просмотр телевизора, алкоголь - все это только отнимает драгоценное время. Многие скажут, но ведь это помогает отдохнуть? Да, бесспорно, любое занятие фигней расслабляет, но не так качественно как здоровый отдых. Компьютер, телевизор не могут передать таких сильных эмоций, тактильных чувств, запахов и других ощущений, как в реальной жизни. Так как компьютер и телевизор задействуют меньше органов чувств, то скорость восстановления, т. е. отдыха снижается. Алкоголь тоже неэффективный способ отдохнуть, т. к. помимо отрицательного влияния на здоровье, после такого отдыха в кавычках - отходняк, головная боль и прочие неприятности.

В общем, все вредные привычки - это пустое проведение времени и от них следует отказаться полностью, но это идеальный случай. В реальности у каждого человека найдутся вредные привычки, т. к. борьба с ними требует времени, поэтому всю такую фигню, как компьютерные игры, телевизор, алкоголь и т. д. заносим в квадрат неважно и не срочно в самый низ списка дел.

Практика применения матрицы Эйзенхауэра Дуайта Дэвида

Нарисуем 4 вадрата Эйзенхаура, обозначим каждый кввдрат буквами:

А. Важно и срочно(красный);

Б. Важно и не срочно(зеленый);

В. Неважно и срочно(синий);

Г. Неважно и не срочно(белый).

Начинаем выполнение всех дел по алфавиту , т. е. сначала задачи пункта «А», затем «Б», «В» и в конце «Г». Пока не выполним дела квадрата «А», не приступаем к «Б». Затем пока не сделаем пункт «Б» не начинаем задачи из «В» и т. д. В общем, работаем последовательно шаг за шагом, не меняя порядка.

А теперь к практике, допустим, у нас есть следующий список входящих дел:

Теперь отсортируем список входящих задач, проставим рядом, напротив каждого пункта, букву квадрата, к которому можно отнести данную задачу.

Теперь вы знаете с чего начинать, чтобы успеть сделать главное. Просто сначала выполняете дела из квадрата «А», потом «Б», затем «В» и «Г», если будет время.

Важно оценивать степень важности не в уме, а на листке, т. к. когда дел становится более 7+-2, то расстановка приоритетов может быть ошибочна, поскольку наш мозг не предназначен для таких операций в уме. Именно около 7+-2 дел мы можем хранить в памяти, остальное забывается. Написанные на листке задачи, куда легче и быстрее, а главное, точнее можно отсортировать, не жалейте время на записи.

Еще можно переписать список в квадраты для наглядности, особенно, как только начнете применять метод Эйзенхауэра, но это необязательно.

Как вы уже понимаете,- суть работы с принципом Эйзенхауэра: разделение задач и концентрация на первых двух квадратах.

Работа в соответствии с принципом Эйзенхауэра поможет уменьшить количество авралов на работе и вы станете больше успевать.

P.S. Если у вас есть сложности или вопросы по прочитанной статье, а также по темам: Психология(вредные привычки, переживания и др.), продажи, бизнес, тайм-менеджмент и др. задавайте их мне , постараюсь помочь. Еще возможна консультация по skype .

P.P.S. Также вы можете пройти online тренинг «Как получить 1 час дополнительного времени». Пишите комментарии, ваши дополнения;)

Подписывайтесь по email Добавляйтесь

• Создатель метода Эйзенхауэра
• Принцип метода Эйзенхауэра
• • А (важное и срочное)
  • В (важное, но не срочное)
  • С (срочное, но не важное)
  • D (несрочное и неважное)
• Матрица Эйзенхауэра: пример
• Заключение

Каждый день мы одолеваем гору задач, но далеко не всегда такая загруженность помогает идти вперед. Иногда мы тратим много времени на пустые занятия, в то время как важная работа ждет на задворках планирования .

Квадрат Эйзенхауэра - инструмент для распределения дел по важности и срочности. Он помогает понять, какую работу нужно сделать прямо сейчас, какую отложить на потом, а какую и вовсе отбросить.

Метод Эйзенхауэра создан для избежания этих ошибок, он структурирует работу и выявляет “пожирателей времени”, будто рентген.

Создатель метода Эйзенхауэра

Этот инструмент тайм-менеджмента подарил нам не кто-нибудь, а сам президент США Дуайт Дэвид Эйзенхауэр, управлявший Штатами с 1953 по 1961 годы. Он руководил американскими войсками в Европе во время Второй Мировой войны. Освободив в ходе Нормандской операции Францию, Дуайт Эйзенхауэр вернулся на родину героем и был назначен главнокомандующим армией США. Этот выдающийся человек стоял у истоков НАТО и был одним из двух наиболее любимых американцами президентов, разделив их сердца с Джорджем Вашингтоном. Уйдя на пенсию, он не сидел сложа руки, а работал ректором Колумбийского университета.

Как вы понимаете, работы у Эйзенхауэра было очень много. Родившись в бедной семье, он сумел построить столь головокружительную карьеру благодаря грамотному распределению приоритетов и дисциплине. Такой человек дурного не посоветует - его методика управления временем проверена на практике, а личность изобретателя уже можно считать лучшей рекомендацией.

Принцип метода Эйзенхауэра

Матрица Эйзенхауэра состоит из двух осей координат - важности и срочности. На их пересечении образовываются четыре поля:

• важное и срочное
• важное, но не срочное
• срочное, но не важное
• неважное и несрочное

Определив каждое дело в свое поле, мы уже имеем алгоритм дальнейшей работы над каждым из них.

Таблица Эйзенхауэра - визуальный помощник

Мозг человека устроен так, что мы лучше понимаем структурированную информацию - разложенную по полочкам, ячейкам, и сопровождающуюся визуальными материалами. Поэтому квадрат приоритетов лучше всего рисовать на бумаге или в таблицах на компьютере.

Как видите, все поля раскрашены в разные цвета. Это не эстетическая прихоть художника - так мы отметили их значение в глобальном планировании работы. Когда вы начнете работу с таблицей, в этих ячейках будут располагаться конкретные дела.

Что делать в первую очередь, а что не делать совсем?

Матрица приоритетов четко и понятно отвечает на эти вопросы. Каждое поле таблицы Эйзенхауэра имеет свой “вердикт”. Как только задание оказывается в той или иной ячейке, мы уже знаем, что с ним делать.

А (важное и срочное)

Это поле окрашено в красный, потому что в идеальном варианте оно должно оставаться пустым. Когда в нем появляются задачи - значит, вы что-то неправильно спланировали, потратили время на ненужные дела.

Конечно, идеала достичь невозможно, поэтому в этом квадрате все равно будут появляться пункты. Если уж это случилось, то вот что следует вписывать в поле А:

• преодоление кризисов;
• работа, невыполнение которой может привести к серьезным проблемам и срывам целей;
• решение вопросов, способных привести к ухудшению уровня жизни, несущих угрозу карьере или благополучию в семье;
• проблемы со здоровьем.

Если при первом составлении таблицы оказалось, что в красной ячейке много пунктов, нужно бросить все силы на ее очистку. Если задача сложная, подумайте над тем, чтобы привлечь к ее выполнению родственников, друзей или делегировать что-то подчиненным.

В (важное, но не срочное)

Основная деятельность должна протекать в этом поле, поэтому оно раскрашено в зеленый цвет действия и роста. Все, что помогает человеку достигать целей и улучшать свою жизнь, должно делаться в обязательном порядке и без спешки.

Этого добиться не так просто, поскольку все мы люди-студенты и привыкли браться за дело лишь тогда, когда на горизонте маячит дедлайн. Но именно здесь кроется главный секрет успеха: выполняйте все важные дела заранее. Это поможет работать с удовольствием и концентрацией, а не в состоянии перепуга и суеты.

Здесь находятся такие задачи:

• выполнение текущих проектов по работе;
• бытовые дела, связанные с материальной базой вашей семьи;
• подготовка к важным семейным праздникам, общение с родными;
• самообразование;
• профилактика заболеваний, спорт, здоровый образ жизни.

Эти дела нужно выполнять самому, привлекая помощников в случае, когда работы много и выполнить ее самостоятельно нереально.

С (срочное, но не важное)

Два нижних поля неспроста раскрашены в серые цвета - ведь они не важны, и их можно просто не замечать, как мышь. Но как раз они становятся серьезным препятствием, тормозящим нас в развитии.

К срочным, но неважным делам относятся:

• некоторые звонки и встречи;
• внезапно возникающие бытовые неприятности;
• жесты вежливости в сторону людей, не входящих в круг близких и друзей (присутствие на праздниках, длительные разговоры);
• просьбы знакомых в решении проблем, с которыми они могут разобраться самостоятельно.

Если не прорабатывать этот пункт, то можно оказаться в замкнутом кругу постоянного разгребания несущественных дел, несущих минимальную пользу. Задачи из этого квадрата можно игнорировать или делегировать другим людям, чтобы освободить время для основной работы.

Главное - не перепутать дела из пунктов А и С. Так можно принять какую-то ерунду за важную задачу или наоборот - отказаться от решения критических вопросов, отправив их в пункт С.

D (несрочное и неважное)

В этом темно-сером квадрате “живут” пожиратели времени, которые желательно вообще устранить из жизни. Тут обосновались:

• сериалы и соцсети;
• вредные развлечения;
• болтовня по телефону;
• общение с токсичными людьми;
• действия, способствующие прокрастинации;
• некоторая рутинная работа;
• заморочки перфекциониста.

Большую часть этих пунктов нужно убрать из графика усилием воли - вот зачем прописывается этот пункт. В него же попадает рутинная работа, выполнение которой несет совсем маленькую пользу. Можно сделать - а можно и не делать. Эту работу по желанию делегируйте подчиненным или наемным работникам. Или бабушке.

Как правильно распределить задачи в таблице?

Действительно, есть большая вероятность присвоить делу совсем не тот уровень важности и срочности. Именно от этого, собственно, и страдает наша иерархия приоритетов.

Чтобы не ошибиться, мы должны просто ответить на два вопроса “да” или “нет”:

1. Необходима ли эта работа для продвижения к главным целям? (Будут ли у меня проблемы, если я не сделаю этого?) ДА - важное, НЕТ - не важное.
2. Если я не сделаю это сейчас, утратит ли актуальность эта задача завтра? ДА - срочное, НЕТ - не срочное.

Распределив таким образом работу по таблице, первым делом приступаем к решению вопросов из красного квадрата, а затем - из зеленого.

Матрица Эйзенхауэра: пример

Составлять матрицу лучше утром . Вспомните все дела, которые собирались сделать в ближайшее время, о чем вас просили друзья, какие задания дал начальник, что вы хотели сделать для себя. Запишите эти дела на листе друг за другом.

Теперь подумайте о каждом из них, дайте ответы на вопросы о важности и срочности. В зависимости от того, как вы ответили на вопросы, поместите задачу в соответствующую ячейку. Вспоминайте даже самые мелкие дела - именно они отбирают у нас много времени. Количество пунктов в каждой ячейке определяете только вы. Их может быть и 20, и ноль.

Ваша матрица может выглядеть так:

Когда дела распределены, сделайте для себя удобный список (например, в телефоне), задач из красного квадрата, чтобы вы могли постоянно с ним сверяться. Отдельный - для задач из зеленого квадрата. Выполнив все пункты из первого, сразу же беритесь за второй, поставив себе задачей держать красный квадрат максимально свободным.

Задачи из серых квадратов проигнорируйте или делегируйте тем, кому они могут быть важны или интересны. Например, пост в соцсети про первый снег не несет никакой пользы, если не касается вашего проекта. Но он может стать частью рекламного контента - в таком случае его лучше поручить отделу SMM , привязав информацию об акции.

Заключение

Матрица Эйзенхауэра - в некотором смысле машина для очистки своего дня от мусора неважных дел. Поначалу его нужно рисовать каждый день, но со временем вы будете интуитивно чувствовать “цвет” того или иного дела. Каким бы ни был влиятельным Эйзенхауэр, он не смог бы докупить себе лишних часов в сутках. А вот эффективно распределить время под силу даже студенту.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter .

34 президент США Дуайт Дэвид Эйзенхауэр человеком был очень занятым. Чтобы успевать за день сделать больше, он создал собственный эффективный инструмент тайм-менеджмента, который сегодня называют Матрицей Эйзенхауэра или Матрицей приоритетов. В чем суть метода?

Что такое матрица Эйзенхауэра?

Идея матрицы Эйзенхауэра состоит в том, чтобы научиться быстро отличать важные дела от второстепенных и тех, которые вообще не требуют внимания. Все текущие и запланированные дела Эйзенхауэр предложил разбивать на 4 категории по принципу срочности и важности. Для наглядности он нарисовал квадрат и разделил его на 4 поля. Каждое из полей вмещало в себя список дел:

• 1 поле: Важные и безотлагательные дела;
• 2 поле: Важные, но не очень срочные дела;
• 3 поле: Не важные, но срочные дела;
• 4 поле: Не важные и не срочные дела.

Как работать с квадратом Эйзенхауэра?

Рассмотрим квадрат Эйзенхауэра более подробно:

1. Важные и безотлагательные дела. Что бы вы отнесли в эту категорию? Какое количество срочных и важных дел могли бы записать в этот квадрат? Фокус состоит в том, что планирование по Эйзенхауэру только тогда можно назвать эффективным, когда самый первый квадрат оказывается всегда чистым, без единой записи. Если у вас есть список дел, которые вы можете отнести в данное поле матрицы, значит, что-то мешает вашей продуктивной работе: лень, отсутствие самодисциплины, неумение правильно расставить преоритеты и т. д. Все это приводит к появлению авралов, что плохо сказывается на психическом и физическом состоянии человека.
2. Важные, но не очень срочные дела. Эйзенхауэр, создавая свою систему тайм менеджмента, был уверен, что именно данная категория является самой важной. Своевременно поместить сюда задачу и взяться за ее исполнение - означает возможность посвятить решению задачи столько времени, сколько необходимо. Так, например, своевременное обращение к врачу предупредит заболевание, а написание студенческой дипломной работы чуть раньше сроков оставит возможность для исправления ошибок.
3. Не очень важные, но срочные дела. Это поле матрицы Эзенхауэра предназначено для размещения сюда дел, которые мешают эффективной работе и потому требуют немедленного устранения. Например, починка поломки компьютера, помощь теще в перевозке мебели на дачу и т. д.
4. Не срочные и не важные дела. В матрице приоритетов есть место и для дел, которые мы выполняем ежедневно для того, чтобы отвлечься от работы. Это долгие разговоры по телефону, просмотр сериалов, френд-ленты, написание писем и т. д. То есть, все те дела, которые являются приятными, но не обязательными. Эйзенхауэр, говоря о приоритетах, называл подобные занятиями «пожирателями времени», которые негативно влияют на продуктивность работы.